Les premières étapes de la création d'un organisme de formation

Créer son organisme de formation

Comment créer son organisme de formation ? Comment obtenir l'agrément ? Comment être reconnu comme organisme de formation et bénéficier des avantages qui y sont associés ? Quelles sont les étapes de la création d'un organisme de formation ?

 

Ce sont les questions que mes clients me posent régulièrement. Evidemment, chaque projet est unique mais certaines étapes restent les mêmes. Aussi, voici ce que je vous conseille.


Pourquoi créer un organisme de formation en France ?

 

 

Le marché de la formation est un marché qui évolue en permanence et qui reste un axe important de l'emploi en France. Il est aussi très présent dans les politiques des entreprises qui profitent des budgets de formation pour faire monter leurs salariés en compétences. Créer une formation peut donc être un excellent moyen de développer votre chiffre d'affaires, même si vous êtes formateur indépendant.

 

Quelques chiffres sur le marché de la formation en France

  • Un quart des organismes de formation sont des microentreprises ou auto-entrepreneurs.
  • C'est un marché concentré où 70 % du chiffre d’affaires est réalisé par 5 % des organismes de formation seulement.
  • Les OPCO (Opérateurs de Compétences) ont pour mission de financer l'apprentissage, d'aider les branches à construire les certification professionnelles et d'accompagner les PME pour définir leurs besoins en formation.
  • Les financeurs (Fonds d'assurance Formation pour les Indépendants ou Caisse de Dépôt et Consignation) collectent et mutualisent les fonds de la formation professionnelle. Ils permettent de financer la formation professionnelle, notamment au travers du Compte Personnel de Formation (CPF).
  • Les acteurs publics (État, régions et Pôle emploi) sont également des financeurs de la formation professionnelle.
  • 40 % des prestations de formation professionnelle sont assurées par des organismes de formation privés principalement auprès de salariés du secteur privé.
  • Des organismes de formation privés qui assurent 40 % des prestations de formation professionnelle en France et qui s’adressent majoritairement à des salariés du secteur privé

La règlementation de la formation en France

Pour faire financer ses formations par les différents acteurs, il est obligatoire de se déclarer en tant qu'organisme de formation et de respecter des règles strictes de qualité. C'est seulement à ces conditions que vos clients pourront profiter de leur budget de formations.

Les 6 étapes de la création d'un organisme de formation

La création de votre entreprise

Avant toute chose, vous devez créer une structure juridique pour votre organisme de formation. Vous avez le choix du statut juridique. Tous peuvent ensuite être organisme de formation. Si vous souhaitez avoir plus d'informations sur les différents statuts juridiques des organismes de formation, je vous invite à lire mon précédent article à ce sujet : Formateur, quel statut choisir ?

La déclaration d'activité auprès de la DREETS

Pour être officiellement formateur, vous devez vous déclarer auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) de votre région (anciennement la DIRECCTE). Cette déclaration est nécessaire pour obtenir votre numéro de formateur ou NDA - Numéro de Déclaration d'Activité. Elle doit être effectuée lors de votre première formation ou dans les 3 mois suivants la signature de votre premier contrat.

Voici les pièces à fournir lors de votre déclaration d'activité de formateur

  • Le formulaire Cerfa de la déclaration d’activité n°10782*05 complété et signé
  • La copie du justificatif de votre numéro SIREN (ex : extrait KBIS)
  • Le bulletin n°3 de votre casier judiciaire de moins de 3 mois
  • L’identité et les curriculum vitae des formateurs qui interviennent dans la réalisation de la formation qu'ils soient salariés de l'entreprise ou sous-traitants
  • La copie de votre première convention de formation ou contrat de formation signé - attention à bien faire figurer toutes les mentions obligatoires sur le contrat pour vous assurer qu'il soit valide.
  • Le programme de formation  

Après étude de votre dossier, vous recevrez votre numéro de déclaration d'activité dans un délai d'environ 30 jours. Ce numéro devra figurer sur tous vos documents : convention de formation, contrat de formation, feuille d'émargement, devis, facture, programme de formation...

La certification Qualiopi

Pour bénéficier des fonds de formation des acteurs de la formation, votre organisme de formation doit obtenir la certification Qualiopi.

Je ne vous parle pas de Datadock puisque ce-dernier sera caduc au 31 décembre 2021. Donc autant réaliser la certification Qualiopi, désormais.

Cette certification a pour but de s'assurer de la qualité des prestations des organismes de formation. Il vient évaluer les procédures des organismes de formation et non la qualité du contenu des formations réalisées.

Ce référentiel national de qualité (RNQ) liste 7 critères comportant au total 32 indicateurs.

 

Vous devez donc mettre en place cette démarche et les faire certifier lors d'un audit réalisé par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC.

 

Une fois la certification obtenue, il est primordial de bien appliquer les règles de qualité tout au long de l'activité de votre organisme. En effet, cette certification est valable 3 ans et est réévaluée au cours de ces 3 ans lors d'un audit de surveillance.

Si vous souhaitez entrer dans cette démarche de certification Qualiopi, je peux évaluer avec vous l'utilité ou non de la démarche et vous accompagner le cas échéant. Je vous laisse découvrir mon accompagnement " Réussir sa certification Qualiopi ".

La compréhension des différents acteurs de la formation en France

Vous l'avez compris, le marché de la formation en France est vaste et les acteurs nombreux. Il faut donc bien les différencier en fonction des formations que vous offrez.

Pour être efficace commercialement, vous serez souvent obligé de conseiller et d'orienter vos clients vers le bon interlocuteur.

 

Les principales options de financement des formations sont les suivantes :

  • Le Compte personnel de formation (CPF) est un dispositif ouvert à tous (même aux indépendants). Pour être éligible au CPF, votre formation doit préparer à un diplôme, à une certification de qualification professionnelle ou une certification inscrites au répertoire spécifique de France Compétences. Les bilans de compétences et les formations à destination des créateurs d'entreprise sont également éligibles.
  • Le plan de développement des compétences permet aux salariés de suivre des actions de formation à l’initiative de leur employeur, par opposition aux formations qu’ils peuvent suivre de leur propre initiative grâce à leur compte personnel de formation.
  • Les OPCO pour les entreprises de moins de 50 salariés dans le cadre du plan de développement de compétences
  • Les FAF - Fonds d'Assurance Formation pour les indépendants 
  • Le Pôle Emploi, et son dispositif AIF entre autre, pour les demandeurs d’emploi.

L'organisation de son offre de formation

 

Au delà de la réflexion administrative, il va être essentiel de vous questionner sur votre offre de formation et les différents formats que vous souhaitez proposer à vos clients.

 

Les principaux formats de formation pour les organismes de formation :

  • Présentiel : C'est le format classique et historique de la formation. Il est souvent très apprécié pour ces échanges et pour l'expérience humaine.
  • Elearning ou FOAD (Formation Ouverte à Distance) : Ce format s'est beaucoup développé ces derniers temps notamment avec la digitalisation de formation et les épisodes de confinement que la France a traversés. Il est apprécié pour sa souplesse et pour les innovations pédagogiques liées au digital. L'apprenant suit la formation à son rythme. Il est autonome sur sa formation. On parle de formation asynchrone.
  • Blended Learning : Ce format est un mix entre formation synchrone (la formation se fera donc en direct dans une salle virtuelle) et formation E-learning ou asynchrone (la formation sera alors préenregistrée et disponible 24h/24).
  • Formation mixte : formation qui peut être en présentiel avec une partie en distanciel synchrone ou asynchrone.

Quelque soit le format choisi, les règlementations de qualité à appliquer seront les mêmes.

 

Si vous souhaitez proposer une offre de formation percutante et impactante, je peux étudier avec vous votre stratégie de déploiement de votre offre de formation. Je vous laisse découvrir la formation "  Créer une formation de haute qualité ".

Le suivi administratif et financier

La charge administrative est très importante pour les organismes de formation et les formations sont encadrées par de nombreux documents. Je vous conseille donc de bien vous organiser dès la création de votre organisme de formation.

 

Il vous faudra donc suivre vos formations ainsi que les apprenants à l'aide d'outils de suivi ou de tableaux de bord pour vous assurer de bien suivre toutes les étapes relatives à un suivi de qualité de vos apprenants et ainsi répondre aux exigences de la certification Qualité.

 

Pour tous mes clients, je conseille d'utiliser un outil de CRM pour la création des documents tels que les contrats ou conventions de formation, les programmes, les feuilles d'émargement, le certificat de réalisation, l'attestation de fin de formation, … ). Personnellement, j'utiliser Hop3team avec une interface conviviale et un prix abordable. Je préconise également Digiforma qui est un outil simple avec une base gratuite de qualité. 

 

La partie comptable a également ses spécificités. En effet, chaque année, vous devrez réaliser votre Bilan Pédagogique et Financier pour conserver votre numéro de déclaration d'activité. Ce bilan est généralement à réaliser aux alentours du 30 avril de chaque année.

Si vous souhaitez utiliser des tableaux de bords complets, j'ai créé un kit de suivi spécial OF. Il comporte un tableau de gestion complet pour suivre les administratifs de vos clients, leurs avancées et compléter facilement votre bilan pédagogique et financier annuel.

Pour conclure

 

Devenir organisme de formation comporte de nombreuses contraintes imposées notamment par les financeurs. Cependant, cela reste très intéressant pour développer son chiffre d'affaires et tirer profit de l'expertise de votre entreprise.

 

Evidemment la pédagogie est également importante. Aussi, si vous n'avez pas cette corde à votre arc, je vous conseille de suivre une formation de formateur qui saura vous apporter les connaissances nécessaires pour mieux transmettre vos connaissances et animer vos formations.

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