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Construire des tableaux de bord utiles et efficaces

La rentrée est maintenant passée. Vous avez déjà repris vos actions de promotion, de gestion, de production... Cependant, avez-vous préparé cette phase avant de vous lancer ? Savez-vous où vous en êtes par rapport à vos objectifs de début d'année? Quels sont les ajustements à faire?


Je vais donc vous parler des tableaux de bord, outils que j'utilise au quotidien et qui me sont utiles pour suivre mon activité, m'organiser et être efficace d'une part mais aussi pour savoir si je suis en phase avec ma stratégie.

Et si vous n'avez pas encore d'outils, il n'est pas trop tard !

 

Un outil d'aide à la décision

Tout d’abord les tableaux de bord sont un véritable outil qui va vous permettre de prendre des décisions plus sereinement. Ils permettent de :

> Anticiper et adapter le fonctionnement de l’entreprise aux évolutions d’activités,

> Allouer les ressources disponibles de l’entreprise, le plus efficacement possible (matières premières, compétences, temps de travail, machines, …),

> Profiter des opportunités qui se présentent en ayant connaissance de la situation et de la capacité des différents services de l’entreprise.

 

A chaque décisions, son tableau de bord ?

Non il n’y a pas un tableau de bord par décision et heureusement. Vous allez retrouver ces outils dans les unités ou services suivant :

> Gestion – Contrôle budgétaire

> Opérationnel – Production, Administratif, Ressources humaines, …

> Stratégie prospective (CRM, Balance score card , …)

 

3 missions pour des décisions variées

> Mission Reporting :  pour rendre compte des résultats de l’entreprise, prendre des mesures correctrices et/ou améliorer les faiblesses observées.

> Mission Pilotage : On les retrouve sur le terrain pour suivre la réalisation des chantiers ou plans d’actions en cours ou pour appliquer les adaptations nécessaires. 

> Mission Communication : pour informer les équipes de la situation de l’entreprise. 

 

Pas de tableaux de bord sans indicateurs

Les indicateurs donnent des précisions sur la performance et le pilotage de l’entreprise.

> Les indicateurs de performance : ils mesurent le niveau de performance atteint par rapport aux objectifs fixés. En d’autres termes, ils permettent de savoir si on est efficace (où l’on se situe par rapport à nos objectifs) et efficient (quelles sont les ressources allouées pour atteindre les objectifs)

> Les indicateurs de pilotage : Ils mesurent l’état d’avancement du/des plan(s) d’action (réalisé, non réalisé, mis en œuvre, non mis en œuvre).

 

6 questions à se poser pour construire des outils utiles et efficaces

1- Quelle en est la finalité ?

Tout d’abord se demander pourquoi vous souhaitez recueillir des informations.

Quelles sont les décisions que vous devez prendre ?

 

2- Qui est concerné ?

Pour qui sont fait ces outils ? Qui doit prendre des décisions ? A qui s’adressent les résultats ?

 

3- Quels sont les objectifs ?

Il est important de formuler vos attentes en objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis).

 

4- Quels indicateurs choisir ?

Les indicateurs vont permettre de traduire les résultats et les actions en données.

Voici les principaux indicateurs à suivre : Commerciaux, de production, administratif et RH, financiers.

 

5- Comment documenter les indicateurs.

En effet, construire les tableaux de bord c’est bien mais il faut les faire vivre et collecter les informations. Comment allez- vous recueillir les informations ?

 

6- Quel système d’information ?

Pas besoin de devenir un as des tableurs Excel. Un simple agenda suffit pour suivre l’évolution des chantiers. L’essentiel est de savoir où vous en êtes par rapport à vos chiffres. Vous pouvez commencer sur une simple feuille de papier. Cependant, il est vrai que pour être efficace, il est aussi important d’automatiser et obtenir l’information le plus rapidement possible.

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